График отпусков на 2026 год: сроки, правила и тонкости оформления

Каждый год работодатели обязаны заблаговременно планировать отпуска сотрудников — это не просто организационная рутина, а требование закона.

Крайняя дата утверждения графика отпусков— 17 декабря 2025 года, то есть за 2 недели до нового года. Если в организации есть профсоюз — заранее согласовать документ с ним (на это отводится 5 рабочих дней). Нарушение срока грозит штрафами: для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей, для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кого включать в график? Роструд рекомендует отражать в документе всех сотрудников, включая совместителей, работников по срочным трудовым договорам, сотрудников, находящихся в процессе увольнения и отгулявших дни своего отпуска авансом (укажите количество использованных дней). Исключение — мобилизованные работники. Их не включают в график, так как действие трудового договора с ними приостановлено (Письмо Роструда от 19.12.2023 N ПГ/26132-6-1).

Учитывать ли пожелания сотрудников? По мнению Минтруда, работодатель вправе не учитывать предпочтения сотрудников при составлении графика. Однако есть льготные категории, которые могут выбирать даты отпуска. Это несовершеннолетние работники, женщины перед декретным отпуском, родители детей-инвалидов, многодетные, совместители (имеют право на отпуск одновременно с основным местом работы), жёны военнослужащих (могут брать отпуск одновременно с супругом), сотрудники после мобилизации или службы по контракту.

Как делить отпуск? Отпуск можно предоставить целиком (28 календарных дней — стандартный минимум) или по частям (по соглашению сторон). Важное условие: одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Праздники не включают в число календарных дней отпуска.

Указывать точные даты или только месяц для ухода в отпуск — здесь мнения ведомств расходятся. Минтруд считает достаточным указание месяца отпуска, Роструд настаивает на точных датах, чтобы избежать разногласий. На практике лучше ориентироваться на позицию Роструда — это снизит риск споров.

Как оформить график? Для графика отпусков чаще используют унифицированную форму Т‑7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но работодатель вправе разработать собственный бланк и утвердить его локальным нормативным актом. С утверждённым графиком работников знакомят под подпись. Форма документа для ознакомления не регламентирована — можно составить её в свободном виде. Роструд указал, что компании, перешедшие на кадровый электронный документооборот, вправе закрепить в локальном нормативном акте возможность ознакомления сотрудников с графиком отпусков при помощи простой ЭП.