Согласно статье 41 Налогового кодекса РФ, под доходом понимается экономическая выгода, которую физическое или юридическое лицо получает либо в денежном выражении, либо в натуральной форме. Важным условием её признания является возможность объективной оценки и учёта такой выгоды. При определении налоговой базы для исчисления налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в расчет принимаются абсолютно все поступления налогоплательщика, независимо от того, были ли они получены деньгами или в виде иных материальных благ.
Что касается подотчётных средств, то пункт 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У возлагает на сотрудника обязанность в строго установленный руководителем срок предоставить главному бухгалтеру (или, при его отсутствии, непосредственно руководителю) авансовый отчёт, подкреплённый всеми подтверждающими документами.
Ключевой момент возникает, если работник не соблюдает эти сроки: не предоставляет авансовый отчёт вовремя или не возвращает неиспользованный остаток в кассу. В такой ситуации считается, что он не смог подтвердить целевое расходование выданных средств. Как следствие, эти суммы перестают трактоваться как подотчётные и автоматически квалифицируются как личный доход сотрудника. Это обстоятельство неизбежно влечет за собой возникновение налогооблагаемой базы, на которую необходимо начислить не только НДФЛ, но и соответствующие страховые взносы.
