Утеря работодателем книги учёта движения трудовых книжек — серьёзная проблема, требующая оперативного решения. Законодательство не содержит чёткой инструкции на этот случай, однако, рекомендации Роструда предлагают следующий алгоритм действий.
В первую очередь, необходимо официально зафиксировать факт утраты. Для этого составляется акт об утрате книги учёта движения трудовых книжек, подписанный уполномоченными лицами организации (с указанием должностей, ФИО и подписей). После этого следует завести новую книгу учёта, строго соблюдая требования к её оформлению (нумерация страниц, прошивка, подпись руководителя и печать организации, если она имеется). Это соответствует пункту 39 приложения № 2 к приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н, где регламентируется ведение двух книг: учета движения трудовых книжек и учета бланков трудовых книжек.
Восстановление записей в новой книге осуществляется на основании имеющихся документов. К таким документам относятся, в первую очередь, личные дела сотрудников, приказы о приёме и увольнении, а также любые другие документы, подтверждающие движение трудовых книжек (например, акты о приёме-передаче). Важно учитывать, что восстановление информации должно быть максимально точным и полным. При возникновении сложностей с идентификацией данных, рекомендуется обратиться за консультацией в территориальные органы Роструда. Необходимо помнить, что отсутствие надлежащего учёта трудовых книжек может повлечь административную ответственность.
